Organiser une assemblée générale, c’est tout un programme. Pour la deuxième année consécutive, Wolters Kluwer a interrogé plus de 130 organisations françaises sur les modalités de mise en œuvre de ces "AG" afin d’identifier les bonnes pratiques, mais aussi les défis soulevés. Sans surprise, les entreprises se penchent de plus en plus sur les outils digitaux.

C’est une tâche qui est souvent confiée aux fonctions juridiques au sein de l’entreprise. L’organisation des assemblées générales souffre "des process manuels et fastidieux" pour 54 % des entreprises françaises interrogées par Wolters Kluwer. Déjà préoccupant en 2024, ce chiffre est en légère hausse par rapport à l’année dernière (49 %).

Pour cette deuxième édition de l’enquête réalisée par l’éditeur juridique, plus d’une centaine d’organismes français issus de secteurs variés, des entreprises de services (25 %) aux groupes industriels (13 %), en passant par les cabinets d’avocats (13 %),  les associations et les syndicats (12 %) et même les mutuelles et assurances (7 %) ainsi que des banques et les institutions financières (4 %), ont accepté de répondre aux questions de Wolters Kluwer. Le but ? Proposer un panorama complet des pratiques observées en matière de gouvernance, avec un point d’attention porté aux solutions numériques et à l’intelligence artificielle. Pour l’émetteur de l’enquête, ce sondage est aussi l’occasion de perfectionner son outil de dématérialisation des assemblées générales, easyQuorum.

44 % des entreprises organisent plus de trois assemblées générales par an

Quarante-quatre pour cent des entreprises organisent plus de trois assemblées générales par an, tandis que 29 % d’entre elles se contentent d’un rendez-vous annuel. Pour 19 % des répondants, les AG ont lieu deux fois par an et 8 % se rassemblent trois fois par an. Comprendre : pour la majorité des entreprises interrogées, la fréquence des assemblées générales implique un programme d’organisation soutenu. Et plus l’entreprise est de taille importante, plus cela se confirme comme en témoignent les 57 % d’entreprises de 500 salariés ou plus soumis à plus de trois assemblées générales par an.

Une dépense qui pèse sur les coûts globaux de l’entreprise

Et côté budget ? Sujet tabou pour 54 % des répondants qui n’ont pas souhaité ou pu communiquer le montant faute d’information : 27 % d’entre eux ont admis dépenser moins de 1 000 euros pour l’organisation des assemblées générales, tandis que 11 % concèdent allouer entre 1 000 et 3 000 euros à cette dépense. Quoi qu’il en soit, l’heure est plutôt à l’économie pour les entreprises qui entendent plutôt limiter l’impact de cette dépense, qui dans la moitié des cas est imputée au budget global de la structure. C’est d’ailleurs une différence majeure par rapport à 2024 où ces dépenses étaient déduites au sein du département juridique pour la majorité des entreprises, tandis que seules 23 % d’entre elles les allouaient aux dépenses générales.

Pour l’organisation en revanche, la tendance se confirme et la tâche est en majorité confiée aux juristes (31 %), directeurs juridiques et secrétaires généraux (20 %). On note toutefois une tendance à la délégation au sein des fonctions juridiques : le directeur juridique recueillait l’année dernière 36 % des voix contre 20% des juristes.

Vers le numérique… doucement, mais sûrement

Si la convocation aux assemblées par e-mail – 77 % des participants affirment utiliser ce mode de communication –, la tenue des réunions par Teams (56 %) ou encore l’utilisation de Google Drive (36 %) se sont largement démocratisées, certaines technologies plus poussées peinent à se faire une place. C’est par exemple le cas de l’intelligence artificielle utilisée par seulement 3 % des participants. Le vote électronique (22 %) ou la dématérialisation des courriers postaux (12 %) se développent même si leur utilisation reste minoritaire d’après les entreprises interrogées.

Une forte numérisation envisagée pour 60 % des entreprises d’ici trois ans

Si 13 % des organisations disent avoir fortement numérisé leur gestion des AG et 60 % l’envisagent d’ici trois ans, seules 4 % des organisations utilisent aujourd’hui une solution complète de dématérialisation des assemblées générales. Parmi elles, les associations et syndicats sont surnuméraires et représentent 25 % des secteurs à forte numérisation. À l’inverse, c’est dans les secteurs financiers et bancaires que le recours à la technologie peine à s’implanter, avec deux organisations sur trois qui estiment avoir un faible niveau de numérisation. 

Pourquoi les entreprises n’ont-elles pas recours à une solution complète de dématérialisation ? Quarante-trois pour cent déclarent de pas être assez matures en termes de taille, besoins et moyens et 36 % pointent du doigt le coût de ces solutions. Un quart doute de l’utilité de tels outils et 10 % ignorent leur existence.

Celles qui optent pour la dématérialisation attendent à 92 % un gain de temps – ce point étant présenté comme une préoccupation majeure pour 47 % des interrogés –, une diminution du risque d’erreur humaine (58%) et une sécurisation des données (57 %). Trente-cinq pour cent espèrent un meilleur taux de participation ainsi qu’une meilleure collaboration (30 %).

Bilan de l’enquête ? Depuis le Covid, la numérisation gagne du terrain dans l’organisation des AG : 10 % des entreprises n’ont pas du tout numérisé leur organisation contre 29 % avant 2020. La crise sanitaire a sans doute généré une prise de conscience de la désuétude des méthodes de gestion et les entreprises accélèrent leur transition numérique.

 Lire aussi  Enquête Wolters Kluwer : les assemblées générales suivent le vent de la numérisation

Ilona Petit